Personvernerklæring for Nyskolen

PERSONVERNERKLÆRING FOR NYSKOLEN I OSLO

Personvern og informasjonssikkerhet er viktig og på Nyskolen i Oslo gjør vi vårt beste for alltid å behandle personopplysningene dine på en sikker og lovlig måte. 

Behandlingsansvarlig

Styret for Stiftelsen Nyskolen i Oslo har hovedansvar for behandling av personopplysninger på Nyskolen i Oslo. Styret har delegert dette ansvaret til daglig leder Sunniva Sandanger. Ansvaret omfatter informasjonsbehandlingen for alle skolen og skolefritidsordningens elever og ansatte.

Formål med behandlingen

Som frittstående skole er Nyskolen i Oslo lovpålagt å behandle sensitiv informasjon pluss tilby en rekke tjenester til våre elevene, elevers foresatte og våre ansatte. Formålet med behandlingen er å: 

  • planlegge undervisningen, herunder:
    • tilrettelegge for tilpasset opplæring
    • vurdere elevenes arbeide
    • kunne rapportere resultater
    • dokumentere orden, oppførsel og fravær
    • tilby sikker kommunikasjon med elever, foresatt og ansatte
  • forvalte sensitiv og ikke sensitiv personlig informasjon, herunder:
    • informasjon om elevenes personlige forhold (behov, vedtak, diagnoser)
    • kontaktinformasjon til foresatte
    • all arbeidsrelatert informasjon om ansatte

Rettsgrunnlag

Friskoleloven og opplæringsloven pålegger Nyskolen i Oslo å innsamle bestemte informasjoner samtidig som de gir skolen lovhjemmel for registrering og behandling av disse opplysninger. For mer informasjon se:

I de tilfelle Nyskolen i Oslo ikke har hjemmel i noen av disse lovene må vi innhente ditt samtykke.

Personvernerklæringen følger bestemmelsene i personopplysningsloven (lenke ovenfor) med tilhørende forskrifter.

Behandling av personopplysninger

Nyskolen i Oslo anvender dedikerte programmer til behandling og lagring av personopplysninger. Systemene lagrer nødvendig informasjon knyttet til formålet for hvert system og Nyskolen i Oslo har gjeldende behandlingsavtaler med de enkelte leverandører. Disse er:

WIS Skole – Skoleadministrativt system

Behandler personopplysninger som navn, adresse, personnummer, klasse, informasjon om orden/oppførsel, telefonnummer for elever og foresatte og fravær. Programmet og dermed personinformasjonen er ikke tilgjengelig via Internett men alene lokalt og på dedikert utstyr på Nyskolen.

Lokalt elektronisk arkivsystem

De mest sensitive personopplysninger arkiveres fysisk (på papir) og når det er nødvendig i det lokale elektroniske arkivsystem. Og kun på PC dedikert dette formålet.

Google Workspace for Education – læringsplattform (LMS)

Til det daglige undervisningsarbeid har skolen siden 2012 anvendt Google gratis læringsplattform (LMS), Google Workspace for Education. I tillegg til lagring av all kommunikasjon knyttet til undervisningsløpene, på e-post, chat og i dokumenter, registreres personopplysninger knyttet til faglige skolearbeid, planlegging og vurderinger mellom eleven og lærer.

Google disk – lagring av skolearbeid

Elevenes skolearbeid lagres løpende på Google Disk frem til de slutter på Nyskolen. Elevene får da en måned til å overføre det samlede innholdet til deres egne løsninger før det slettes for godt.

Google Meet – videokonferanser

Videokommunikasjonsprogrammet Google Meet inngår i Google Workspace for Education løsningen og er Nyskolens foretrukne samhandlingsplattform for elever og ansatte når oppgavene krever det.

WordPress – hjemmeside

Nyskolens hjemmeside på www.nyskolen.no innholder alle faste opplysninger om vilkårene for å gå på skolen, referater fra styremøter i Stiftelsen Nyskolen i Oslo, referater fra FAU og aktuelle nyhetsmeldinger fra skolen. Bilder av identifiserbare elever anvendes alene når det foreligger skriftlig samtykke. Det innhentes særskilt samtykke, dersom det er hensiktsmessig å “eksponere” eleven utover anbefalingen fra Datatilsynet. Det innhentes da også samtykke fra eleven.

Chromebook – skole-PC

Alle elever fra 1. til 10. trinn på Nyskolen får tilgang til egen Chromebook. Elevene anvender eget unikt brukernavn og passord (de minste trinnene anvender felles passord så lenge det trengs). Nyskolen har kun i liten grad begrenset elevenes tilgang til å installere apper/programmer hver enkelt elevs PC og det går an å laste ned og lagre filer på alle Chromebooks. Ved skoleårets avslutning  tilbakeføres hver enkelt Chromebooks til fabrikkinnstillingene og alle data slettes.

Informasjonskilder

Nyskolen henter primært inn personopplysninger fra foresatte, elever og ansatte. Når vi utfører lovpålagte tjenester, kan vi dersom det er nødvendig hente opplysninger om deg fra offentlige myndigheter eller offentlige registre (for eksempel Folkeregisteret).

Personopplysninger – rett og plikt

Nyskolen i Oslo er pålagt å hente inn en rekke nødvendige opplysninger knyttet til elever, foresatte og ansatte. I de tilfelle det krever samtykke fra elever eller foresatte gjelder følgende:

  • Det er frivillig å gi samtykke.
  • Samtykke er tidsbestemt og gjelder kun fra registrerings datoen og frem til eleven slutter på skolen.
  • Du har rett til å endre eller trekke dine samtykker tilbake.
  • Om Nyskolen trenger å utveksle informasjon med andre instanser vil det være en eget samtykke for dette.

Utlevering av opplysning til tredjepart

Det gjelder strenge regler for taushetsplikt på skolen og Nyskolen har generelt ikke lov å utlevere personopplysninger til tredjepart. Unntakene er knytter til spesialpedagogisk arbeid og til eventuell kommunikasjon med barnevern og politi. Nyskolen kan i tillegg være pliktig til å oppgi elevinformasjon og foresatte informasjon til offentlige instanser og revisor. Blant annet i forbindelse med rapportering til skattemyndigheter (betaling av SFO), elevtelling og refusjons- og korreksjonsordninger.

Overgang fra og til andre skoler

Nyskolen innhenter og overfører informasjon om karakterer/vurderinger og fravær på ungdomsskolen uten samtykke fra foresatte, da dette er lovpålagt informasjon skolene har behov for å innhente/overføre for å utføre sine oppgaver.

Når en elev begynner i første trinn mottar Nyskolen i Oslo informasjon fra barnehage dersom foresatte har samtykket til det. Når en elev kommer til Nyskolen fra annen skole, mottar Nyskolen i Oslo kopi av elevmappe fra denne skolen dersom foresatte har samtykket til det. Tidligere skole vil be foresatte om samtykke til dette, og gi mulighet for at foresatte går gjennom elevmappen og avgjør hva som skal sendes til Nyskolen i Oslo.

Tilsvarende, dersom en elev flytter fra Nyskolen i Oslo og til annen skole, innhenter Nyskolen i Oslo samtykke fra foresatte og gir dem mulighet til å gå gjennom elevmappen og avgjøre hva som eventuelt skal sendes til den nye skolen.

Ved overgang til videregående opplæring kan særskilt informasjon i enkelte tilfeller overføres, for eksempel ved søknad på særskilt grunnlag eller behov for spesiell tilrettelegging. Også dette forutsetter samtykke fra foresatte.

Dine rettigheter

I forbindelse med Nyskolens behandling av dine personopplysninger har du følgende rettigheter: 

  • Innsyn: Som foresatt har du rett til å be om å få se hva som er lagret om deg og dine barn.
  • Korreksjon: Om du etter innsyn har sett opplysninger som er objektivt uriktig, kan du be om å få de rettet.
  • Sletting: Du har rett til å be om opplysninger slettet. Om lovverket gir grunnlag for det må opplysningene da slettes.
  • Begrensning: Du kan kreve midlertidig stopp i behandling av opplysninger hvis du mener de opplysningene Nyskolen besitter er unøyaktige eller at vi ikke har grunnlag for å behandle opplysningene. Nyskolen vil da undersøke innsigelsene dine før opplysningene behandles videre.
  • Overføring av data: Du kan be om å få utlevert alle opplysninger du har gitt samtykke til om deg eller dine barn i et digitalt format.

Kontaktinformasjon

Om du har spørsmål om eller ønsker innsyn i vår behandling av personopplysninger kan du kontakte oss på:

Telefon: 21 89  98 26

E-post: post@nionett.no

Personvernombud

Nyskolen i Oslo har en egen medarbeider med ansvarsområde personvern:

Bjarke Sahl

Telefon: 41 10 86 56

E-post: bjarke.sahl@nionett.no

 

Nyskolen, Oslo juni 2019
Revidert april 2021